Asiakirjajulkisuuskuvauksen käyttötarkoitus, Pornaisten kunnan tietojärjestelmät ja asiarekisteri

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Pornaisten kunta on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Pornaisten kunta ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain mukaisesti. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kuntalaiset, kunnan asiakkaat ja muut asianosaiset voivat yksilöidä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 13 §:ssä edellytetyllä tavalla.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Pornaisten kunnan eri rekisterit sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Eri tehtävissä syntyviä tietoja tuotetaan sekä eri tietojärjestelmien avulla, että paperisena. Tietojärjestelmät muodostavat useimmiten myös yhden tai useamman henkilörekisterin. Tietovarannot kertyvät tehtävään hankitun tietojärjestelmän kautta hallitusti palvelimille sekä paperitulosteina toimistoihin, väliarkistoihin sekä päätearkistoon. Sähköisessä muodossa olevia tietoja kertyy myös tietokoneiden kovalevyille, palvelimen hakemistoihin ja sähköpostilaatikoihin. Joidenkin sähköisten tietojen varmuuskopioita säilytetään ulkoisilla kovalevyillä. Tiedon tuottamisen ja säilyttämisen osalta kiinnitetään huomiota tiedon tallennusalustan vakauteen ja laatuun sekä tiedon säilyvyyteen muuttumattomana. Tiedon oikeellisuus ja luottamuksellisuus pyritään turvaamaan eri alustoilla. Paperille tallennetut tiedot tuotetaan sellaisin välinein ja menetelmin, että tieto saadaan säilymään muuttumattomana ja paperiaineistot säilytetään asiayhteydessään. Sähköisessä muodossa säilytettävät tiedot tuotetaan ja tallennetaan säilytysalustalle, jossa ne varmuuskopioidaan säännöllisesti. Asiarekisterin tietoja on myös useissa eri operatiivisissa tietojärjestelmissä.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Pornaisten kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialalle.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, että asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Tietopyyntöä ei tarvitse perustella eikä pyynnön esittäjän tarvitse kertoa mihin tietoa käytetään, mikäli tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää suullisesti puhelimessa.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä, kun tietoa pyydetään salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Kunta voi pyytää myös muita tarkentavia ja lisätietoja asiakirjapyynnön esittäjältä, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti, jolloin tietopyyntö sisältää pyynnön esittäjän omakätisen allekirjoituksen.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön esittämisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu.

Tietovarannot

Tietovarannoilla tarkoitetaan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävä viranhaltija

Pornaisten kunnan hallintosääntö 26 §

Toimivalta päättää asiakirjan antamisesta

Asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee toimialajohtaja.

Toimialajohtaja voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle.

 

Yhteystiedot tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi

Tietopyynnöt toimitetaan kunnalle joko sähköisesti kunta@pornainen.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Pornaisten kunta, PL 21, Kirkkotie 176, 07171 Pornainen

Tietopyynnöt rekisteröidään määräaikojen noudattamiseksi ja toimitetaan vastattavaksi oikeille tahoille.